Evaluasi dalam pengertiannya adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memberikan penilaian terhadap sesuatu dengan harapan agar ada perbaikan ke depannya.
Evaluasi akan diadakan sebelum adanya laporan PertanggungJawaban, jadi perlu diadakan sesegera mungkin karena adanya keterkaitan antara satu seksi dengan seksi lainnya.
Sebenarnya apa sih urgensi dari evaluasi? Apakah tidak hanya menghabiskan waktu untuk mengumpulkan panitia dan semakin membuat meeka pusing?
Kita selaku kader dakwah mestinya paham betapa pentingnya evaluasi dilaksanakan. Ternyata, selesai acara bukan berarti tanggung jawab kita selesai. Malah di saat ini lah ternyata hal yang sangat rumit. Pertanggungjawaban kita. Amanah yang telah diberikan kepada kita sebagai panitia, atau tim sukses, atau steering committee, atau amanah lainnya dalam kesuksesan suatu acara harus dipertanggungjawabkan. Bukan hanya kepada ketua panitia, atau ketua umum, atau bahkan Pembina, tetapi juga kepada Rabb kita. Kita semua yakin dan paham benar bahwa segala sesuatunya akan dimintai pertanggungjawabannya.
Nah, itulah urgensi evaluasi. Kita akan saling intropeksi dan berupaya memperbaiki diri bersama dengan harapan kesalahan saat ini tidak aka nada lagi terulang di masa yang akan datang, di acara berikutnya. Bukankah orang beriman itu tidak melakukan kesilapan yang sama berulang kali??
Selain manfaat dalam hal intropeksi, kita juga akan merasakan keindahan ukhuwah dalam suatu jamaah lewat evaluasi. Kita akan semakin memahami saudara kita, mengetahui dimana titik- titik superioritasnya sehingga kita bisa menempatkan mereka sesuai dengan itu.
Melalui evaluasi, kita akan saling menguatkan dan memberi solusi atas permasalahan yang dihadapi dalam proses pelaksanaan acara. Dengan demikian diharapkan semua kader dakwah mampu memaknai amanah yang diembannya dan menjalankan fungsinya semaksimal mungkin.
Berikut adalah beberapa evaluasi terkait dengan acara Pagelaran Seni Islam UKMI Ar Rahman 2011
- Kuantitas panitia yang terbilang banyak belum mampu memberikan kontribusi yang maksimal dimana jumlah panitia aktif lebih sedikit dari panitia pasif.
- Arahan yang kurang jelas dari Steering Committee kepada koorinator dan selanjutnya kepada staff. Hal ini menyebabkan banyak staff yang tidak mengerti apa yang seharusnya dikerjakan.
- Persiapan perlengkapan yang terkesan kurang menyebabkan kekurangnyamanan dalam hal registrasi ulang, fasilitas undangan, dll.
- Terlalu tingginya perencanaan yang dibuat tanpa memikirkan kemampuan baik dari segi materi, tenaga, maupun pikiran sehingga terjadi kesimpangsiuran di beberapa bidang.
- Ketidakjelasan akan beberapa persiapan di beberapa bidang sehingga meningkatkan angka pengeluaran tanpa ada hasil yang dicapai atau pemborosan dana.
- Publikasi yang tidak tersebar maksimal dan masih banyak yang tersisa hingga akhir acara.
- Ketidakjelasan penanggung jawab untuk beberapa bidang sehingga kinerjanya tidak berjalan lancar.
- Sosialisasi yang kurang kepada mahasiswa UNIMED maupun kampus lain.
- Persiapan yang kurang untuk big event seperti ini.
- Komunikasi yang kurang berjalan lancar antar sesama panitia sehingga banyak tugas yang terbengkalai.
Solusi
Permasalahn yang dikemukakan di atas merupakan permasalahan klasik yang selalu hadir di setiap acara yang diadakan. untuk itu, berikut beberapa solusi yang dapat diberikan, dengan harapan semoga ini bisa bermanfaat minimal mengurangi permasalahan yang ada.
- Bangun Komunikasi yang baik
- Mengadakan syuro internal
- Persiapn yang matang adalah kunci kesuksesan suatu acara
- Menyusun kegiatan yang disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki. Logis.
- Sedikit mengutip syair Bung Rhoma: Hilangkan Gengsi!
Tidak masalah jika kita ingin membuat sesuatu yang berbeda, namun kita juga harus melihat kemampuan kita. Bukan karena kita gengsi dengan melihat acara dari kampus lain sehingga kita membuat sesuatu yang wah, sementara kemampuan kita belum sampai ke sana.
- Perbaiki hubungan dengan Allah. Bukan hal yang mustahil jika apa yang kita alami saat ini adalah akaibat dari hubungan kita dengan Rabb kita yang semakin merenggang.
Mungkin akibat sibuk di kepanitiaan, waktu yang kita betrikan untuk tilawa semakin berkurang, shalat yang disibukkan dengan pikiran2 yang tidak seharusnya kita bawa, dan zikir yang semakin minim akibat disibukan oleh berbagai percakapan seputar acara yang sebenarnya tidak perlu diulang beberapa kali.
Dan satu lagi, mungkin saja akibat hubungan kita dengan saudara kita yang semakin meretak. Sepanjang perjalanan kepanitiaan mungkin ada beebrapa hal yang menyebabkan rasa sakit hati yang tidak disengaja dan saudara kita memendamnya. Mungkin akibat kurangnya waktu yang kita berikan kepada mereka akibat kesibukan kita, atau malah karena kita tidak peduli dengan mereka karena amanah yang kita emban.
Oleh karena itu, evaluasi yang telah dilaksanakan hari ini walau dengan jumlah panitia yang sangat minim, insya Allah bisa memberikan pencerahan dan perbaikan untuk acara ke depannya. Artinya, memang perlu selalu berbenah diri. Continuous Improvement! (01/03san)
*LPJ masing2 Sie dikumpulkan pada saat syuro LPJ hari Kamis, 03 Maret 2011 ba’da asar di msjid Kampus.
Semoga bisa bekerjasama di kepanitiaan berikutnya dengan kondisi lebih baik.
Afwan minkum.
Jazakumullah khairan katsiran kepada semua organizing Committee maupun steering committee. Semoga kelak berbuah manis. Amin
1 komentar:
smg ke depan lebih baik lagi
Post a Comment